计划等于成功的一半(4)
时间:2023-06-02 作者:张志军 点击:次
首先层次结构体现了工作流程，符合项目的实际工作需要。在项目开始时，一般是很难具体的策划项目的细节工作，所以这时要求制作大计划，一般不包含细节内容，但列出了相对精细的中计划。之后中计划就开始被清晰的制定了出来，此时的中计划包含了粗糙的小计划。随着中计划的实施，小计划也就从粗糙变成了详细了。这个结构赋予任何成员一个自我施展的空间。当然计划的制定必须经过项目经理的认可。只要项目经理愿意，可以设计自己的所有工作。 其次层次结构是分工的体现，同时也体现出项目组的组织结构。在一个大项目组中（如果有十几个人的时候）就需要再分组。而这种分组，必然是基于工作上的分工。分工的同时也把压力、责任等分配了下去。这种小组的计划当然应该主要由这样的小组制定。这既是减轻项目经理工作压力的办法，也是发挥成员积极性的渠道。在实际操作中，大计划由项目经理负责协调、整理、编写，中计划可以由组长负责编写，项目经理负责协调、整理，小计划可以有项目成员完成。 那么，一份项目计划到底应该制定得多详细才好呢？许多项目经理总是害怕自己制定的计划不够详尽，使团队成员对项目的某些方面有所忽视。实际上，优秀的项目经理都知道，项目计划应该包括三个重要的要素，这就是任务、进度和资源。计划的详细程度就取决于对这三项的考虑，项目越紧计划就应该越细。做计划的时间，绝对不会拖延项目。计划越细项目中不确定的东西就越少，项目就越顺利，这就是我们常说的“磨刀不误砍柴工”。 针对不同层次的计划，详细程度有不同的要求，大计划应该确定中计划的任务，安排各任务实施的先后和用时的多少，以及人员组织；中计划应该确定阶段中的子任务（如编码阶段的某个模块），任务开始和结束时间，任务负责人；小计划应该确定个人进度的详细安排（日进度）。因为很多项目经理可以不用考虑资金、办公场所等资源，所以这里重点考虑人力资源。如果用一个例子来说明它们之间的关系的话，那么大计划是整个身体，中计划是支持身体的骨骼，小计划是血和肉。所以他们组成一个有机的整体。以瀑布模型为例，项目整体计划作为大计划，阶段（设计、编码……）计划作为中计划，然后分配到具体个人的工作为小计划。 计划不但需要任务明确，还需要明确的完成标准。这个标准应该能够衡量产物的优劣。每个人的工作都有一个不同的标准，所以如果标准不明确，必将增加跟踪的工作量。标准是否达到是跟踪结束与否的依据，也是工作合理安排的依据。 要知道，许多情况下计划失误是造成项目失败的主要原因之一，而如何制定切实可行且行之有效的项目计划就是对项目经理最大的考验了。作为项目经理必须了解足够的关于组织、客户、市场等诸多的信息才能确保所设计出的项目计划不至于出现什么差错。这些必须掌握的信息包括： 1、组织信息 这部分信息包括组织结构图，各部门的职能、各关键部门的经理和部分成员。成熟的组织都有流程文件，项目经理可以通过翻阅流程文件了解各个部门之间的业务依赖关系和配合方式。尤其对采购部门、质量保证部门、售后服务部门等的流程更要去充分了解。在目前环境下，项目经理还应该了解公司主要的信息系统，如材料采购、备件管理、呼叫中心、生产管理的信息系统等。 2、市场信息 在竞争激烈的今天，项目经理应该了解自己所处的行业的市场情况，包括新产品和新技术的发布，竞争对手的情况，竞争对手的主要客户群信息。在项目的实施过程中，客户通常会把你和你的竞争对手做比较，这也将成为你的项目能否能够成功的关键因素。 3、历史项目信息 项目经理在制定项目计划之前，可以查阅公司以前的项目信息，尤其需要注意的是以往项目实施过程中出现的问题记录和解决方法。即使公司没有完备的电子化数据库，也可以通过和参与项目人员的交谈了解更多公司以前项目的情况。 4、客户信息 这里所说的客户，不仅仅是指某一具体项目的客户，而是指组织所拥有的全部客户的群体。了解公司的主要客户群，了解这些客户以前的，当前和未来计划的主要业务，及公司以前和这些客户合作的情况，通过横向比较，项目经理可以分析出所负责项目客户的特殊性，从而决定采取适合该客户特点的项目管理方式。 |