职场礼仪：日常留心，商务无所不通(21)
时间:2022-11-27 作者:武敬敏 点击:次
说一声“抱歉”再去接另一部电话 如果你正在打电话时，另一部电话响了，而你的办公室恰好没有其他同事可以代接，直接撂下第一部电话而去接另一部，是一种非常不礼貌并且不负责的行为，这时就要特别注意说一声“抱歉”的重要性。 首先，要向第一部电话的通话对象道歉，如：“抱歉，您稍等一会儿可以吗？我马上就回来。”然后迅速地接听另一个电话，简单地解释—下，说你一会儿再给他打回去。当你接第二个电话时，想方设法不要与对方进行正式谈话，因为你此时的责任是接听第一个电话，不要让对方等的时间超过30秒钟，因为当你们的会谈进行到关键处而被打断的时候．即使是这很短的30秒钟也会显得非常漫长。 但是如果第二个电话非常紧急，或者是越洋电话时，你不得不接时，一定要向第一个人解释一下你为什么现在要挂掉，征求他的理解，然后再同对方约好你回电话的时间。 电话掉线，打过去是你的责任 如果在商务电话交谈中电话突然掉线怎么办？这是谁的责任？商务人员该如何处理？ 一般而言，电话掉线主要有以下3种情况： 第一种情况是你打的电话掉线，这时要迅速重播对方的号码并道歉，即使不是你的错：“不好意思，我刚才掉线了。我们继续来谈我们的市场销售情况吧。”即使会谈接近尾声时掉线了，也要再重播回去，一方面是防止信息的遗漏，另一方面也是礼貌的表现。 第二种情况，如果掉线的是对方，那么你应该先在电话旁边等一会儿，如果打电话的人在五六分钟之内还没有打回来，你可以给他打过去，解释一下说：“刚才掉线了，我不知道我们刚才谈完了没有。” 还有一种情况就是线路出现问题，你听不清楚对方在说什么，这时可以让对方先挂掉，再马上给他打回去。 可见，不论是何种情况，你都要知道，电话掉线，你有责任打过去。主动承担责任，是一种专业、认真的体现。 少用免提，不将发话人的信息公布于众 商务人员在办公室里接听电话时，应该尽量少用免提，如果使用免提，仅仅只是为了自己省事，而不考虑发话人的感受，是一种很无礼的做法。 一方面，当有旁人在场时，使用免提就等于将发话人所传递的信息公布于众，此种做法其实是极不尊重对方的。况且免提会产生回音效果，让电话另一头的人感到很不舒服，感觉原属私人性的谈话可能被另一大群人聚在一起偷听。 另一方面，免提可能会影响通话效果，如果环境过度嘈杂，会影响到双方的交流。 所以，商务人员应当尽量少使用免提功能，如果必须使用，最好提前向发话人通报，并在取得对方同意后再使用。 手机：接到手机的礼仪 2004年，澳大利亚电信公司与有关专家共同发布了一项新的研究成果：对手机态度的研究。研究发现，大部分的人都认为手机使用者越来越旁若无人，吵闹的铃声现在已经成为最烦人的噪音。调查显示，人们主要对下列手机使用行为表示不满： 1．打电话声音过大 2．在用餐及其他不合时宜的时候接手机 3．在谈话中接手机 在经济与科技高度发达的今天，手机越来越成为商务交流活动中不可或缺的要件，手机礼仪也相应地越来越成为受关注的焦点。作为一名商务人员，在公共场合你是否注意过自己是否有上述不恰当的行为呢？商务人员应该如何正确放置手机，在公共场合手机应如何接打，手机铃声的选择、短信的编辑内容又该注意哪些方面呢？在这一章中，我们将就这些问题为你做具体的解答。 别把手机当饰物 在职场中，有些商务人员特别是女士，有时候会把手机放在手里或挂在胸前当做饰物，其实，这是一种并不时髦而且不符合职场规范的做法，有炫耀之嫌。手机作为一种移动通信工具，在没有使用时，应放在合乎礼仪的常规位置。 手机放置的常规位置有二：一是可以放在随身携带的公文包内（这种放置位置最正规），二是可以放在上衣口袋内，尤其是上衣内袋中，但注意不要影响衣服的整体外观。在公共场合中，无论如何都不要在不使用手机的情况下将其握在手中或是挂在上衣口袋外。 |