职场礼仪:日常留心,商务无所不通(19)
时间:2022-11-27 作者:武敬敏 点击:次
2.不要在他人休息时间打电话 一般而言,有几个时间打电话是非常不合适的,分别是:每日上年7点之前,晚上10点之后以及对方用餐时、午休时间、节假日等。 3.避开电话高峰期 上班后的一两个小时内、午间休息后的一两个小时内以及临近下班的时间,多为一般公司的高峰时段,打电话最好错开这个时段。 4.打电话时间要做到“公私分明” 打公务电话,要尽量选在工作时间内进行,不要在对方私人时间,尤其是休假期间去麻烦对方,若影响了别人,切记要解释清楚,并说声“对不起”。而在他人上班时间内,也最好不要为了私人事宜给对方打电话。 另外,拨打国际电话时,首先要先了解一下时差.不要昼夜不分地去骚扰他人。 控制打电话的时长是一种尊重 一般电话礼仪规范中强调“三分钟原则”,即商务人员在打电话时,应当有意识地将每次通话的时长限定在3分钟之内,并尽量不要超过这一限定。其基本要求是“以短为佳,宁短勿长”。自觉控制通话时长也是对别人的一种尊重。 首先,要做到善解人意,多多体谅接电话的人,注意对方的反应。在开始通话时,先询问对方现在通话是否方便,若不方便再约其他时间打过去。不要引起别人的厌烦心理。 其次,如果通话时间比较长,通话开始前就要先征求一下对方意见,询问对方是否有时间,通话结束的时候还要表示歉意,如:非常抱歉占用了您这么长时间,等等。 另外,在电话交谈中做到简明扼要、语句清晰的阐述事件是控制通话时长的基本做法,吞吞吐吐、含糊不清,会让对方不知所云,影响商务交流。养成在打重要电话前列出提纲、打好腹稿的好习惯,尽快地用三言两语把要说的事情说完了,简单确认后就要采取行动,终止通话。 接听电话须及时 及时接听电话是商务电话礼仪的首要要求。接听电话要遵循“响不过三”的原则。也就是说,在电话铃响三声之内接起电话,不要故意延误,等铃响许久,甚至响过几遍之后,才姗姗来迟地去接电话。此举可能会消磨掉对方的耐心,因等不及而挂断电话。 不过,铃声才响过一次就拿起听筒,也显得操之过急。有时还会令发话人大吃一惊,让人感到突兀。提起听筒以后,切忌继续和周围人闲扯,而把发话人搁在一边,给对方留下妄自尊大的不佳印象。 一般情况下,在电话铃响后最好亲自接听电话,不要轻易让别人代劳,尤其不要让小孩代接电话。在特殊的情况下,如果在做重要的事情,可以把接电话的事交给同事代劳。要确保代接电话的人能准确传递信息。同时也应尽量减少录音机或语音信箱的使用,防止因交流不及时而错失商机。 此外,商务人员要注意不应该不接听他人打来的电话,尤其是已有预约的电话。因特殊原因,致使铃响过久才接起电话,必须在通话之初向对方表示歉意,抱歉让对方久等,这样会给对方留下好的印象,以便于以后商务交流。 “请稍等”不能随口说出 接电话的时候“请稍等”这样的话一定要谨慎使用,要知道,接电话的人一般都讨厌对方让自己等一下。从以下几个方面入手,可以降低对方的沮丧和恼火。 1.询问对方之后要等待他给出答案,不能不等对方回答就直接撂下电话,这是明显的不尊重行为。 2.给出要对方稍等的理由。比如,“张先生正在开会”,或者是“他刚才出去了,一会儿就回来”以及“我先看一下这件事该由谁来负责”等。 3.当有人在等待时,要不时的插入一两句话,让接听电话的人知道他并没有被你所遗忘,比如每隔一分钟告诉他一次:“我本来以为他快要回来了, 可是现在还没来。”这样两三次之后,问一下对方是愿意等下去还是要留言。 4.如果对方所要找的人或者你手头的事情所需要的时间并不止几分钟,那么应该征求一下对方的意见,看对方是否同意稍后给他回电话,如果愿意,最好记得将对方回电话的承诺写下来并且千万不可失约。 |