职场礼仪：日常留心，商务无所不通(17)
时间:2022-11-27 作者:武敬敏 点击:次
遵守“E”时代的特殊规范，讲求邮件礼仪策略还可以减少垃圾邮件的数量，防止商务机密信息外泄，维护信息安全，保障电子商务的正常运行。 以下职业电子邮件中的礼仪问题，希望能给你的工作带来帮助。 写邮件要展示你的职场风范 准确规范的电子邮件写作， 可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，促进贸易的达成。因此，商务人员熟悉商务电子邮件应有的规范和格式非常重要。遵循商务邮件的写作的以下4点原则，可以帮你更好的体现职业素养，展示职场风范。 1．准确 由于商务电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。表意不清或者是模糊会造成对方理解上的误会，因此电子邮件内容要力求叙述准确，以免引起不必要的纠纷。 2．简洁 简明扼要是商务电邮写作的第一要务，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，让人感到厌烦。 3．完整 只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。商务电子邮件内容应力求具体、准确、完整，明确地将所需信息提供给对方。 4．礼貌 婉转、礼貌的措辞方式，能够使对方感到更加容易接受，从而促进整个交易的成功。 发邮件要区分“To”和“CC” 职场电子邮件写作完成以后，规范发送也是不可忽略的一个环节。在这个过程中正确区分“To（收件人）”、“CC（抄送）”和“BCC（秘送）”显得尤为重要，三者区别如下： 1．“To收件人” “To收件人”指的是将要受理这封邮件所涉及的主要问题的对象，即应当回复这封邮件的人，他有义务对该邮件进行回复。 2．“CC抄送”的对象不属于直接的收件人，但是有必要供他参阅。是否回复邮件可以由对方视情况而定，如果“CC抄送”对象有建议，可以回复邮件，反之，则可以不用处理。 3．“BCC秘送”，即群发单显，这种情况下收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可以用在非常规场合。比如想要一次性给许多客户发送相同的资料，但是要让客户觉得自己是唯一收到资料的人，就可以使用BCC，不然每个在收件人里的客户都能看到你还给谁发了信并拿到所有人的邮箱地址。 此外，“To”“CC”中的收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列或按职位等级从高到低。设当的规则有助于提高你的专业形象。 重要邮件要及时回复 商务人员在收到他人重要电子邮件后，迅速及时的回复对方，一方面既可以表明你对于他人的尊重，另一方面也体现出你积极的工作态度和高效的工作效率，回复重要邮件，要注意把握以下几点： 1．回复时间 商务电子邮件理想的回复时间是两小时内，一般不宜超过二十四小时，特别重要、紧急的邮件最好做到即可回复，如果事情复杂，至少应作出响应，表明正在处理中。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，以免影响工作。 2．回复字数 邮件回复一定要凑足10个字，不能仅用“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼等回复，这样显得你在敷衍对方，是对对方的一种不尊重。 3．进行针对性回复，避免多次回复讨论 答复问题的回件，可以由对方问题、回复答案、必要阐述三个方面构成，有助于对方的一次性理解。如果收发双方就同一问题交流回复超过3次，可以考虑采用电话沟通等其他方式进行交流。 4．主动控制邮件的来往 在邮件中指定部分收件人给出回复，或在文末添上“仅供参考，无需回复”等语句。可以避免无谓的回复，浪费时间。 转发机密文件要小心谨慎 作为一种网络通讯手段，电子邮件不可避免地有泄密危险。稍有不慎，就可能会给商务人员或其所在的企业带来损失。所以，商务人员在转发敏感或者机密文件时务必要做到小心谨慎。具体应注意以下几点： |